Executivos de compliance indicam aprendizados durante a pandemia

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As interlocuções com agentes públicos mudaram do meio físico para o digital, mas as regras de integridade permanecem suportadas pelos sistemas digitalizados para registros de interações. A comunicação dos procedimentos foi reforçada. Como pano de fundo, o que a pandemia ensinou é que quanto mais integradas estiverem a gestão corporativa e as áreas de compliance, maiores as chances de as corporações serem bem-sucedidas no enfrentamento de crises imprevistas com uma pandemia. Mesmo assim, é pertinente rever o mapeamento de riscos, sobretudo aqueles de baixa probabilidade, de acordo com o negócio de cada companhia.

Essas e outras diretrizes foram explicadas por especialistas e executivos que estão na linha de frente da implantação e da administração de sistemas de compliance das empresas na mais recente edição do Diálogos da Infraestrutura, realizado pela Abdib no dia 31 de agosto, no canal da associação no YouTube. Assista o debate.

Participaram do debate Armando Mesquita Neto e Jorge Nemr, sócios do Leite Tosto e Barros Advogados; Gabrielle Graziano, Marcel Ribas e Renato Portella, advogados e sócio, respectivamente, do escritório Mattos Filho Advogados; Fábio William Loreti, diretor de Compliance e Controles Internos e head de Governança da EDP Brasil; e Maria Ximena Garcia Roche, gerente de Compliance-Integridade da Camargo Corrêa Infra.

Comunicação reforçada – Uma das questões abordadas no debate foi como monitorar o trabalho dos profissionais e o cumprimento das regras de compliance. Para Ximena Garcia Roche, da Camargo Correa Infra, se antes da pandemia já era um desafio monitorar o cumprimento das regras de compliance, agora ficou ainda mais desafiador. Meios de comunicação reforçados, mesmo antes da eclosão da doença, garantiram efetividade das ações. As equipes de compliance aturam de forma pró-ativa, participando das ações do comitê de crise instituído pela empresa.

Agir de forma pró-ativa e aproveitar os sistemas de comunicação digitalizados para atuar também foram diretrizes adotadas na EDP, segundo Fabio William Loreti. O canal de comunicação foi reforçado para ter um monitoramento mais efetivo das interações profissionais e para disseminar informação diante das novas situações. As equipes de compliance foram diligentes e pró-ativas, participando dos comitês de gerenciamento da crise. A digitalização existente de processos de comunicação facilitou a atuação.

Registros de interações – As lideranças das áreas de compliance relataram que os sistemas de registros de interações entre profissionais das companhias e agentes púbicos permaneceu funcionando e a comunicação foi reforçada para explicar que a interlocução passou a ser digital, mas as regras de compliance permaneceram necessárias. Os processos já estavam digitalizados e o compliance não sofreu impactos negativos nessa questão.

Em um momento de grande demanda por atendimento médico e capacidade de resposta insuficiente, órgãos públicos de diversos governos recorreram às empresas, com pedidos de doações, o que demandou reforço de comunicação das equipes de compliance. Empresas com institutos repassaram a tais estruturas demandas por dações e trataram segundo os protocolos corporativos.

Governança e compliance – Os gestores das empresas Camargo Correa Infra e EDP explicaram que a pandemia acabou gerando uma oportunidade para a reflexão sobre o que funciona e não funciona nas áreas de compliance e na gestão de riscos. Quanto mais integradas estiverem a governança corporativa e as áreas de compliance, maior será a eficácia na administração de processos para enfrentar situações inesperadas e de grande impacto, como uma pandemia.

Da mesma forma, a criação de comitês de crise nas empresas deu segurança e norte para a atuação corporativa das equipes diante de diversas situações novas. As áreas de compliance participam ativamente, disseram.

As empresas, inclusive, passaram a refletir sobre quais os tipos de riscos, principalmente entre os classificados como baixa probabilidade de ocorrência, que podem ser revistos, de acordo com o negócio de cada companhia.

Competências e procedimentos – Gabrielle Graziano, do escritório Mattos Filho Advogados, complementou e frisou que o desafio das equipes de compliance é fazer a mensagem da comunicação atingir todas as áreas da empresa. E que o departamento de compliance não deve ser confundido como uma área que precisa dar aval para todas as ações.

Marcel Ribas, também do escritório Mattos Filho Advogados, afirmou que outro desafio é manter documentação e registros das reuniões. Mas esse desafio é suportado pelos sistemas digitalizados de empresas que estão mais avançadas no assunto. Ele lembrou que muitos órgãos púbicos ainda não estão preparados para registrar informações de interação com agentes privados. Nas corporações, a regra continua a mesma: enviar solicitação formal de reunião por escrito, fazer protocolos, prestar informações básicas como assunto a ser tratado, nome dos interlocutores e anexar documentos, caso sejam objeto das reuniões. E pondera sobre a possibilidade de adaptações. Antes, as reuniões tinham de acontecer nas repartições públicas e no horário comercial, agora há novas situações.

Armando Mesquita, sócio do escritório Leite Tosto e Barros Advogados, corroborou a visão dos especialistas e gestores das empresas e complementou que, além dos registros com os agentes do poder público, é importante que sejam feitos registros internos também.